Tiempo: aprender a organizarse y a sacarle partido

Publicado el 03-01-2004 por Juan Fajardo / Madrid.

Después de fijar los objetivos personales y profesionales que se quieren alcanzar, es fundamental clasificar las tareas en función de su importancia y de su urgencia. Según los expertos, los minutos mejor invertidos son los que se utilizan para planificar el trabajo de cada día, semana y mes. Además de sacar más rendimiento, estructurar la jornada permite controlar el tiempo.

"Sólo le falta tiempo al que no lo sabe aprovechar". Gaspar de Jovellanos, uno de los máximos representantes de la ilustración española, ya señaló la importancia de gestionar el tiempo. Tres siglos más tarde, la mayoría de los profesionales siguen sin saber organizar su jornada laboral. Aunque no existe una solución universal, hay ciertas reglas de sentido común que se pueden personalizar y que permiten controlar el tiempo y no viceversa. "Cuando se gestiona el tiempo, además de aumentar la productividad del desempeño, uno tiene la sensación de que controla el día, no tiene estrés y el esfuerzo para hacer el trabajo es menor", explica Begoña Rodríguez, consultora de Psicosoft.

El primer paso es fijar los objetivos personales y profesionales que queremos alcanzar. Sin embargo, Javier Mañero, director de la Escuela de Inteligencia, resalta que "hay que pensar en grande pero actuar en pequeño". A continuación, hay que construir un puente entre el qué hacer y el cuándo. En este paso, priorizar tareas es fundamental: "Igual que cuando llenas un frasco con rocas, piedras, gravilla y agua, el orden con el que se hace es clave", explica Mañero. Una vez que se clasifican las tareas en función de su orden de importancia y de urgencia, hay que planificar cuándo hacerlas. "A muchos profesionales les resulta imposible priorizar, ya que todo debía haberse hecho ayer y se pasan el día apagando fuegos", resalta Alberto Torent, consultor de Time Manager International (TMI).

Planificar el trabajo
"Está demostrado que el tiempo que se emplea en organizar una tarea incide directamente en la disminución del que se utiliza en su ejecución, así como en la calidad del resultado final", explica Torent. "Al finalizar el día, es bueno hacer un inventario con las tareas que se han hecho y confeccionar un plan para el día siguiente. El viernes, dedicar entre quince y veinte minutos a diseñar la siguiente semana; a final del mes, planificar el siguiente y, en diciembre, realizar una planificación anual", añade.

A la hora de diseñar la agenda, es importante hacerlo con flexibilidad. "La planificación no puede ser muy rígida. Hay que pensar en tiempos colchón para ubicar los imprevistos y dejar un margen de maniobra", señala Rodríguez, de Psicosoft. También es recomendable saber reorganizar la agenda las veces que sea necesario, aunque siempre estableciendo las labores más importantes y sin perder el norte. "Hay que anticiparse a los imprevistos. Aunque no se pueden prever, la experiencia nos permite estar preparados", añade. Según Joaquín Fernández, subdirector general de Epise, "si esperas ser interrumpido por algo o por alguien es mejor dedicarse a aquellas tareas repetitivas y monótonas que siempre hay que hacer y para las que nunca encontramos el momento adecuado".

La creatividad es otro aspecto clave al planificar el trabajo: "Aunque un minuto es igual para todos, cada uno lo interpreta a su manera. Se debe organizar el tiempo en función del tipo de trabajo y del ritmo biológico para hacer las cosas más importantes cuando uno rinde mejor", destaca Rodríguez. Para las tareas de gran tamaño, Fernández recomienda utilizar el método del salchichón: "Si tienes ante ti una labor que requiere mucho tiempo o que no sabes por donde empezar, hay que dividirlo en porciones pequeñas y hacerlas poco a poco". Respecto a dilatar las cosas que no apetecen hacer para días posteriores, Rodríguez recomienda "coger el toro por los cuernos y hacerlas cuanto antes".

Después de programar las tareas, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Los expertos aconsejan hacer una cosa detrás de otra, no abrir varios frentes a la vez ni comenzar nuevas tareas sin haber terminado previamente las anteriores. Según Mañero, hay que diseñar parcelas de trabajo: "Si se está haciendo una presentación, no se deben leer los correos electrónicos que van llegando o abrir la correspondencia porque, al final, ninguna de las cosas se realizará con la debida atención".

Respecto a la mesa de trabajo, los expertos consultados recomiendan tenerla ordenada y sólo tener encima de ella la documentación con la que se está trabajando en ese momento.